Business Impact Analyse (BIA) hat einen zentralen Stellenwert für BCM

Business Impact Analyse (BIA)

Business Impact Analyse

Eine Business Impact Analyse (Folgeschädenabschätzung) ist eine Analyse zur Ermittlung von potentiellen direkten und indirekten Folgeschäden für eine Institution, ein Unternehmen oder eine Behörde, die durch das Auftreten eines Notfalls oder einer Krise und Ausfall eines oder mehrerer geschäfts- bzw. produktionskritischer Prozesse verursacht werden. Die Business Impact Analysis (BIA) und die Risikoanalyse sind gewöhnlich unterschiedliche Arbeitsschritte. Wenn man zuverlässige Resultate erreichen will, sollten sie jedoch immer in Abstimmung miteinander ausgeführt werden,  Wieso? Die Auswirkungen von Beeinträchtigungen auf Unternehmensaktivitäten durch Ausfälle der ICT können nur dann vollständig bewertet werden, wenn die Risikoanalyse mit berücksichtigt wird.

Die Business Impact Analyse (BIA) hat einen zentralen Stellenwert, wenn es um die Planung von Business Continuity Management (BCM) und Disaster Recovery (DR) geht. Beides sind notwendige Massnahmen, um den langfristigen Geschäftserfolg zu sichern. Im Tagesgeschäft der ICT und Prozess Owner werden diese häufig vernachlässigt. 

business impact analyse, business, impact analyse, biaWie führt man eine Business Impact Analyse (BIA) durch

Es gibt keine formellen Standards oder festen Richtlinien für die Durchführung einer BIA. Organisationen, abhängig von ihrer Grösse, Natur und ihrem Geschäftsumfeld passen ihre BIA-Methodik oft an Ihre Bedürfnisse und ihr Umfeld an. Grundsätzlich kann die Business Impact Analse in folgund enden Arbeitsschritten durchgeführt werden:

  • Phase 1 - Initiierung der BIA:
    Definieren Sie Ziele und den Umfang der BIA. Bilden Sie das BIA-Projektteam. Das Management kann eigene, qualifizierte Mitarbeitende für die Duchführung der BIA bestimmen, Eine Option ist das Outsourcing der BIA an Dritte, insbesondere an solche Unternehmen, die speziell diese Art von Service bieten (RM Risk Management AG).
     
  • Phase 2 - Beschaffung von Informationen:
    Das BIA-Projektteam kann Informationen auf verschiedene Arten sammeln (Interviews, Fragebogen,usw.). Die Befragten, oder die Personen, die interviewt werden oder den BIA-Fragebogen beantworten müssen, sind die Manager des Unternehmens, Führungskräfte, und Vorgesetzte / Mitarbeitende, die sich mit den Geschäftsprozessen gut auskennen. In einigen Fällen zählen auch Geschäftspartner oder solche, die nicht zur Organisation gehören, aber mit der Organisation unmittelbar zusammenarbeiten dazu. Der BIA-Frageboen umfasst sämtliche notwendigen Informationen für die Beantwortung der gestellten Fargen. Mit Vorteil sollten Sie den BIA-Fragebogen bzw. die Methodik professionell durchführen (evtl. auch mit externer Unterstützung).
     
  • Phase 3 - Analyse von Informationen:
    Die gesammelten Informationen werden einer Bewertung und Überprüfung unterzogen. Die Überprüfung erfolgt, um drei Ziele zu erreichen:
    1. Erstellung einer Prioritätenliste von Geschäftsfunktionen oder -prozessen (geschäftskritische Prozesse)
    2. Ermittlung der für die Aufrechterhaltung eines optimalen Betriebsniveaus erforderlichen personellen und technologischen Ressourcen.
    3. Festlegen des Wiederherstellungszeitrahmens oder der Zeitspanne, die benötigt wird, um den Prozess oder die Funktion wiederherzustellen und die Geschäftsprozesse wieder zur Normalität zurückzuführen.
       
  • Phase 4 - Dokumentation der Feststellungen:
    Es geht darum, die Ergebnisse für das Management verständlich und überichtlich zu dokumentieren. Der BIA-Bericht sollte die folgenden Teile oder Abschnitte enhalten:
    1) Zusammenfassung
    2) Ziele und Umfang der BIA 
    3) Methoden der Informationsbeschaffung, Auswertung und Bewertung
    4) Zusammenfassung der Ergebnisse
    5) Detaillierte Ergebnisse zu den Abteilungen, Einheiten und anderen Funktionsbereichen
     
  • Phase 5 - Präsentation und Entscheidungsfindung
    Die Geschäftsleitung möchte sich bei der Entwicklung von Strategien für die Notfallwiederherstellung des Unternehmens auf die Inhalte des BIA-Berichts verlassen. Es ist wichtig zu beachten, dass sich die Geschäftsabläufe ändern oder weiterentwickeln, Somit muss auch der BIA-Bericht aktualisiert werden. Es liegt in der Verantwortung der Geschäftsleitung regelmässig den BIA-Bericht zu überprüfen und bei Bedarf zu aktualisieren.

 

 


 

Warum eine Business Impact Analyse (BIA)?

 

Die Business Impact Analyse (BIA) ist von grosser Bedeutung

 Die Business Impact Analyse wird als Kernstück der Disaster Recovery Planung eines Unternehmens angesehen, da sie für Planungszwecke, insbesondere zur Minimierung von Risiken bei Betriebsunterbrechungen oder Störungen infolge von Katastrophen und ähnlichen Vorfällen, verwendet wird.

  • Die BIA unterstützt die Reaktion und Entscheidungsfindung bei unvorhergesehenen Ereignissen, die zu Betriebsstörungen führen. In Krisenzeiten können es sich Unternehmen nicht leisten, willkürlich Entscheidungen zu treffen, insbesondere in Bezug auf die Auswirkungen der Krise auf die Geschäftstätigkeiten des Unternehmens und die Organisation als Ganzes.  Das Management wird sich sicherer fühlen, wenn es um Entscheidungen und Beurteilungen geht, da sie über solide Zahlen und Fakten verfügen, welche sie in Form der vorher durchgeführten BIA Ergebnisse erhalten haben..
  • Die BIA hilft bei der Ressourcenallokation während eines Betriebsunterbruchs. Eines der grössten Probleme, die in Krisenzeiten gelöst werden müssen, sind die Ausgaben des Unternehmens als Reaktion auf die negativen Auswirkungen. Die BIA wird es dem Unternehmen ermöglichen, seine Prioritäten zu kennen: Welche Prozesse sind am wichtigsten, welche Abteilungen benötigen die meisten Ressourcen während der Wiederherstellung, und welche Prozesse können ohne signifikante Auswirkungen auf die anderen Komponenten des Systems eingestellt werden.
  • Die BIA stellt eine Reihe von Kriterien bereit, die zum Testen der Wiederherstellungspläne des Unternehmens verwendet werden können. 
 

Allein durch die folgenden möglichen Auswirkungen ist es keine Frage, dass die BIA von grosser Bedeutung ist:

  • Einkommenseinbussen: Betriebsstörungen führen zu Umsatzverlusten, die wiederum zu entgangenen Einkünften führen. Für jeden Tag, in welcher das Unternehmen ist nicht in der Lage, ihre Türen zu öffnen und wie an einem normalen Geschäftstag zu arbeiten, gibt es entsprechende Einkommenseinbussen. 
  • Mehr Ausgaben für Bussgelder und Strafen: Ausfälle können auch Auswirkungen auf die Einhaltung gesetzlicher und regulatorischer Vorschriften haben. Die Störungen können zu verpassten Fristen führen, die zu Strafen, Bussgeldern und Zuschlägen führen. Dies summiert sich zu den Kosten und erhöht die damit verbundenen Ausgaben aufgrund der Störung.
  • Rückgang der Geschäftsreputation: Die Reputation des Unternehmens wird auch leiden, wenn Störungen nicht schnell und erfolgreich behoben werden. Von einem Unternehmen wird erwartet, dass sie ihre Waren und Dienstleistungen reibungslos liefern, und jede Unterbrechung wird sich nachteilig auswirken auf die öffentliche Wahrnehmung und wie Ihr Unternehmen Geschäfte tätigt.
  • Verlust von Kunden: Ein Geschäft, das seinen Betrieb auch für kurze Zeit stoppt, muss damit rechnen, Kunden zu verlieren.  Die Unzufriedenheit wird zunehmen und Ihr Marktanteil wird sinken. Natürlich werden Kunden sich bei anderen Lieferanten nach den Produkten oder Dienstleistungen umsehen und der ein oder ander Kunde wird dann abspringen.

Business Impact Analyse/ BCM Beratung oder Coaching?

Sie starten ein BCM Projekt und brauchen ressourcen-mässig Unterstützung oder Entlastung? Sie suchen einen Projektleiter, Experten, Berater oder Coach? Dann sollten Sie mit uns sprechen. Gerne erläutern wir Ihnen die verschiedenen Möglichkeiten, um Sie im Thema Business Continuity zu unterstützen.
 Kontaktieren Sie uns oder rufen Sie uns an  +41 44 360 40 40.

Umfassende Referenzenübersicht und -liste (PDF)

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